Janus Sandsgaard
Fagchef for IT og Digitalisering hos Dansk Erhverv.
Ved at benytte sig af den internationale dataudvekslingsstandard, EDI, kan virksomheder vinke farvel til det besværlige og langsommelige tastearbejde, der tidligere har kendetegnet ordrebehandling og fakturering.
Med den digitale tidsalder er det på mange måder blevet lettere at drive forretning. Et godt eksempel er den såkaldte EDI-standard, Electronic Data Intercharge, der i dag tillader firmaer at modtage og sende ordrer og fakturaer på et universelt computersprog. Det er tale om et kvantespring fra den mere basale handlende, hvor ordrer kommer ind over e-mail eller telefon, fortæller Janus Sandsgaard, der er fagchef for IT og Digitalisering hos Dansk Erhverv.
”Hvis en ordre kommer ind på en mail, skal en medarbejder stadig taste den ind i virksomhedens system for at kunne behandle den. I den forstand er en e-mail lige så besværligt at behandle som en fax. Det er i bedste fald en halv digitalisering,” siger han og fortsætter.
”EDI er derimod en familie af tekniske standarder, som tillader fuld digitalisering. Det er et struktureret sprog, som maskiner forstår, og som flere og flere virksomheder benytter sig af. Ved at modtage sine ordrer i EDI, kan man uden videre importere ordren i sit system, som automatisk opdaterer lagerstyring, printer pakkelabel, fakturerer, og genererer statistik for virksomhedens salg,” forklarer Janus Sandsgaard.
Ét sprog – flere dialekter
En medvirkende årsag til, at flere og flere virksomheder herhjemme er kommet med på EDI-bølgen, er et resultat af en bekendtgørelse, der så dagens lys i 2010. Her blev alle virksomheder, som leverer ydelser eller produkter til offentlige myndigheder, pålagt at sende fakturaer digitalt og gøre det i et bestemt format. Først var det OIOXML, siden blev det OIOUBL, som er en mere global fætter, fortæller Janus Sandsgaard.
”UBL er en forkortelse for Universal Business Language. I Danmark er det måske bedre kendt under det mere mundrette kælenavn, ’NemHandel’, og det er basalt set et sprog, der fortæller en computer, hvor den finder stykpris, fakturanummer og den slags i et digitalt dokument. På den måde kan både leverandører og kunder let udveksle kataloger, ordrer, fakturaer, rykkere og lignende dokumenter direkte mellem IT-systemer på tværs af virksomheder, og altså undgå besværligt tastearbejde,” siger han.
Selvom OIOUBL er en dansk variant af UBL-standarden, så kan ordrer eller fakturaer til eller fra udlandet sagtens indlæses i samme system. Der er blot tale om forskellige dialekter, uagtet om man bevæger sig til andre verdensdele eller brancher, fortæller Janus Sandsgaard.
”Sproget er universelt, og det betyder, at den grundlæggende standard bruges over hele verden. Der kan være variationer fra land til land eller branche til branche, for eksempel forskellige momssatser eller andre variationer, som bunder i national regulering. Men det er alt andet lige lettere at konvertere fra et entydigt format til et andet, end situationen med e-mailen eller det knudrede regneark,” siger han.
Undgå ‘fejl 40’
Udover at være en langt mere effektiv måde at udveksle data mellem virksomheder på, så er det også en måde at eliminere menneskelige fejl på i ordreprocessen, forklarer Janus Sandsgaard.
”Vi mennesker er dårligt egnede til tastearbejde. Når en ordre på fire paller spagnum tikker ind, er det let at indtaste et forkert varenummer eller rabatkode, og pludselig har Bjarne ude på lageret skippet en hoppeborg afsted til den ellers håbefulde gartner – og så har vi balladen med returnering, kreditering osv. Ultimativt kommer en lille tastefejl til at koste virksomheden både tid og penge, og det undgår man, når tingene er entydigt defineret og overlades til maskinerne.”
I dag benytter rigtig mange virksomheder sig af EDI-standarden, og som flere kommer til, vil det betyde en nedbringelse af de dyre og forældede ordremetoder, mener Janus Sandsgaard.
”Der er mange penge at spare for virksomhederne. Det er præcis samme mølle, som landets banker har været igennem. Når en kunde tropper op i banken med sit girokort, koster det snildt 100 kroner i arbejdstid, før smalltalken er overstået, girokortet er betalt, og kunden er på vej igen. Derfor vil de have folk til at klare det hele digitalt. Således er der mange penge at spare, hvis man som virksomhed kan få størstedelen af sine kunder og leverandører til at benytte den digitale EDI-vej. Så kan man nemlig overlade det grove arbejde til computerne, mens vi mennesker koncentrerer os om at udvikle forretningen og tale om de ting, der betyder noget for den gode kundeservice,” siger han og fortsætter.
”På den store klinge handler det om at koble sig på den helt nødvendige bølge af digitalisering og automatisering, som skyller over verden og kommer til at udgøre forskellen på morgendagens tabere og vindere. Vi lever i en verden under hastig teknologisk forandring med øget international konkurrence, hvor verdens bedste rydder bordet.”